Les DA et consultations fournisseurs

Au sein de la partie approvisionnements, la paire DA / Consultations fournisseurs est majeure.

La D.A. …

Nous utilisons un concept important qui est la "D.A." (demande d'achat). Selon votre fonctionnement interne, vous êtes bien sur libre de l'utiliser ou pas.

Si votre société sépare l'activité "méthodes" (les utilisateurs qui lancent et préparent les commandes, qu'on va appeler préparateurs) et l'activité "achats" (les gens qui achètent, qu'on va appeler acheteurs), cette fonction est faite pour vous.

Comment ça fonctionne …

Le préparateur lance une commande client (il peut s'agir également d'un demandeur pour tout besoin qui n'est pas lié une commande client), et détermine ses besoins … Il procède à la création d'autant de D.A. que nécessaire dans lesquelles il :

• décrit précisément la définition du besoin,

• définit éventuellement un budget et un objectif de livraison,

• un critère de priorité (bas, normal, élevé et urgent),

• dépose les documents liés à son besoin (plans par exemple),

• donne des commentaires éventuels pour l'acheteur.

Quand il a terminé la création de sa D.A., il la diffuse et c'est terminé pour lui.

Il pourra ensuite suivre dans son menu "Mes D.A." l'état de sa demande.

Une fois diffusée, la D.A. alimente la liste des D.A. à traiter, et l'acheteur se charge de la transformer en quelques clics en consultation fournisseurs.

Et donc, pour les consultations …

L'acheteur récupère donc le "portefeuille" des D.A. à traiter et les accepte (ou les refuse), ce qui la transforme en CONSULTATION FOURNISSEURS.

Il finalise la rédaction de la demande, ajoute autant de fournisseurs que nécessaire et l'expédie.

En un seul clic, la consultation est envoyée automatiquement à X fournisseurs, avec ses pièces jointes s'il y en a.

Notas :

• Encore une fois, l'étape DA est facultative, il est tout à fait possible de se passer de cette étape selon votre organisation,

• Les différentes pièces jointes sont enregistrées sur votre réseau dans les dossiers que vous aurez désignés, et restent traçables.

• Si la consultation se transforme plus tard en BON DE COMMANDE, la majorité des éléments, dont les pièces jointes, seront évidemment récupérées, réduisant le traitement du bon de commande à quelques clics.