Le REPERTOIRE

Auparavant, les contacts au sein de 4D GESTCOM étaient éparpillés un peu partout, dans divers fichiers séparés, accessibles par des énumérations ou d'autres types d'objets.

Cela est désormais révolu et la version 20.0 de 4D GESTCOM introduit le REPERTOIRE, qui permet d'unifier tout cela.

Chaque enregistrement du REPERTOIRE identifie une personne par son NOM et PRENOM et il est possible, voire indispensable, de compléter cela avec les différentes coordonnées du contact, son adresse MAIL en particulier.

Un enregistrement du REPERTOIRE doit être lié (au moins) à un fichier parent, qui peut être le fichier :

• clients

• fournisseurs

• prospects

• salariés

• correspondants

Un CONTACT peut être lié à plusieurs fichiers, à savoir qu'une personne peut par exemple être liée à la fois à un client et à un fournisseur. Un contact du fichier "prospect" deviendra automatiquement un "contact client" si le prospect se transforme un jour en client actif.

C'est contre intuitif, mais même un salarié dispose de sa fiche répertoire, afin que la gestion des échanges avec celui-ci soient uniformisés dans toute l'application. On peut même imaginer si besoin que la fiche du salarié dispose en contacts de sa famille, cela pourrait être utile dans certaines circonstances.

Le répertoire est disponible partout dans l'application, mais sa gestion fine est faite dans la section CORRESPONDANCES, afin, par exemple de supprimer les doublons créés par des utilisateurs, ou fusionner des "entrées" qui le peuvent.

A noter que la section "correspondances" permet également de gérer le fichier des "correspondants", qui est un peu le fichier "fourre-tout" et qui permet de gérer les entités qui ne peuvent pas être classifiées comme client/fournisseur/prospect/etc. C'est généralement le cas pour des organismes ou des sociétés particulières (banques, caisses, trésor public etc.).

Répertoire et utilisateurs

Un utilisateur de 4D GESTCOM dispose de son propre enregistrement dans le répertoire, c'est d'ailleurs cet enregistrement qui stocke "de façon cachée" ses données de connexion, notamment son mot de passe.

Cet enregistrement du répertoire peut être tout à fait standard (un utilisateur est souvent un salarié) ou n'être rattaché à rien.