La Gestion Electronique des Documents (GED)

L'un des avantages de 4D GESTCOM est la Gestion Electronique des Documents (GED) qui est grandement facilitée au sein de votre organisation.

A l'heure de la dématérialisation, de la facture électronique, des échanges numériques, ces fonctions sont majeures et incontournables.

Dans 4D GESTCOM, sauf à de rares exceptions, nous ne stockons aucun de vos documents.

Ceux-ci sont classés chez vous, au sein de votre réseau partagé. 4D GESTCOM, par contre les identifie en les renommant, les range aux bons endroits et se souvient de leurs identifications et de leurs emplacements.

Quelques exemples :

• Factures fournisseurs : le PDF de la facture de votre fournisseur doit être déposée dans son enregistrement, 4D GESTCOM l'identifie, puis la classe à un ou plusieurs endroits, selon ce que vous aurez décidé (Archives factures fournisseurs par an et par mois, factures en attente de paiement, …),

• Factures clients : idem, lors de la validation de la facture client, celle-ci est diffusée dans différents dossiers que vous aurez choisi (Archives factures clients par an et par mois, factures en attente de paiement, factures à envoyer par mail, …),

• P.J. des consultations et bons de commande fournisseurs : à déposer dans l'enregistrement concerné, les pièces jointes sont ensuite classées dans le dossier de la commande, dans un sous-dossier destiné à regrouper les appros.

• Bordereaux de pointages manuels,

• Certificats de réception qualité,

• Certificats liés à votre stock,

• …

Les avantages ?

• Tout est classé et identifié aux bons endroits, plus de question à se poser,

• L'identification est normée, l'utilisateur ne décide pas de nommer un fichier, recherches facilitées,

• Interchangeabilité : n'importe qui peut effectuer des opérations, sans forcément savoir "ou ranger" les choses, cela facilite grandement la gestion du personnel et des utilisateurs,

• Si vous sauvegardez correctement vos dossiers, dès dépôt dans 4D GESTCOM, le document est classé, donc sauvegardé.

[EDIT :]

Voir également le post de la bibliothèque de documents…