ARCHIVAGE (et état des commandes clients)

L'ARCHIVAGE des commandes clients est une étape majeure dans 4D GESTCOM.

Une commande ne peut être archivée que si elle est totalement facturée. Après cette étape, elle devient éligible à être prise en compte dans les différents états et autres statistiques de rentabilité de l'application.

Les ETATS des commandes clients :

"En cours" : Une commande est, dès sa création, dans l'état "en cours", elle va "vivre sa vie" jusqu'au moment ou le dernier BON DE LIVRAISON la concernant soit édité. elle va alors passer à l'état "soldé".

"Soldée" : C'est l'état intermédiaire, la commande est considérée comme soldée, à savoir terminée, il est possible qu'elle ne soit pas encore totalement facturée, et il reste possible de saisir des approvisionnements ou des pointages la concernant, de la modifier, etc.

Elle sort par contre de certains états, notamment du CARNET DE COMMANDES en cours, et elle est toujours prise en compte dans le calcul des stocks et travaux en cours.

Quand la dernière FACTURE sera éditée (c'est à dire quand le montant d'une commande correspond au total facturé), la commande deviendra archivable.

"Archivée" : C'est l'état final. Le commande n'est plus modifiable, et on ne peut plus saisir de données la concernant. Elle est désormais prise en compte dans les statistiques de rentabilité.

L'ARCHIVAGE :

C'est une opération manuelle mais très rapide. Il suffit de sélectionner les commandes parmi la liste des commandes archivables puis de valider (menu "Traitement des commandes"). Le seul sujet sur lequel l'utilisateur peut intervenir est de laisser en mode automatique, ou de choisir le "mois d'archivage" manuellement.

BONNES PRATIQUES :

Nous pourrions automatiser l'archivage mais avons choisi de laisser une intervention humaine pour cette opération.

Nous vous conseillons donc de déterminer la (ou les) personnes responsables de ce sujet, qui se doivent d'être fiables, car l'archivage permet de vérifier une dernière fois si tout est correct dans l'enregistrement de la commande, afin que les statistiques futures soient représentatives : pas d'oubli de factures fournisseurs, de pointages, cohérences des résultats …

A noter qu'une commande archivée peut être "désarchivée", rien n'est de toute façon définitif.